E‑Rechnungspflicht ab Ja­nu­ar:
So sind sie bes­tens vor­be­rei­tet

In­tel­li­gen­te E‑Rechnungsverwaltung mit EDS 4.0

Ab Ja­nu­ar wird der Emp­fang und das Ar­chi­vie­ren von E‑Rechnungen für Un­ter­neh­men zur Pflicht. Mit un­se­rer er­wei­ter­ten Do­ku­men­ten­ver­wal­tung EDS 4.0 er­fül­len Sie die neu­en An­for­de­run­gen mü­he­los und op­ti­mie­ren gleich­zei­tig Ihre in­ter­nen Pro­zes­se.

EDS 4.0
ZUGFeRD & X‑Rechnungen
FAQ

EDS 4.0

Ef­fi­zi­ent und zu­kunfts­si­cher: Di­gi­ta­le Ver­wal­tung von ZUGFeRD und X‑Rechnungen

EDS ist eine kom­bi­nier­te Hard- und Soft­ware-Lö­sung, die Do­ku­men­te an ei­nem zen­tra­len Punkt im Un­ter­neh­men ab­legt. In­no­va­ti­ve Funk­tio­nen und Mo­du­le bie­ten die idea­le Lö­sung für Ihre di­gi­ta­le Ar­chi­vie­rung. Per Stich­wort­su­che kön­nen Sie die ge­wünsch­ten In­for­ma­tio­nen bzw. Do­ku­men­te schnell und ein­fach wie­der­fin­den und auf sie zu­grei­fen.

EDS 4.0 un­ter­stützt die X‑Rechnung und das ZUGFeRD-For­mat. So kön­nen Sie E‑Rechnungen nicht nur ge­set­zes­kon­form emp­fan­gen, son­dern auch si­cher und nach­voll­zieh­bar ar­chi­vie­ren.

Ihre Vor­tei­le im Über­blick:

  • Ge­set­zes­kon­for­me Ar­chi­vie­rung von E‑Rechnungen
  • Si­che­res und struk­tu­rier­tes Ar­chi­vie­ren von ZUGFeRD- und X‑Rechnungen
  • Ef­fi­zi­en­te und zu­kunfts­si­che­re Do­ku­men­ten­ver­wal­tung
Neh­men Sie Kon­takt auf!

ZUGFeRD & X‑Rechnungen

Stan­dards für die di­gi­ta­le Rech­nungs­stel­lung

ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rech­nung ist ein hy­bri­des Do­ku­ment, das aus zwei Tei­len be­steht:

  1. PDF/A‑3-Do­ku­ment: Die­ses ent­hält die vi­su­el­le Dar­stel­lung der Rech­nung, die für den Men­schen les­bar ist.
  2. XML-Da­ten: Die­se ein­ge­bet­te­ten Da­ten ent­hal­ten die ma­schi­nen­les­ba­ren In­for­ma­tio­nen der Rech­nung im XML-For­mat. Sie er­mög­li­chen es Soft­ware-Sys­te­men, die Da­ten au­to­ma­tisch zu ver­ar­bei­ten, ohne dass eine ma­nu­el­le Ein­ga­be er­for­der­lich ist.

X‑Rechnungen

Die X‑Rechnung ist ein stan­dar­di­sier­tes, elek­tro­ni­sches Rech­nungs­for­mat, das den Vor­ga­ben der eu­ro­päi­schen Norm EN 16931 ent­spricht. Sie wur­de spe­zi­ell für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung an öf­fent­li­che Auf­trag­ge­ber ent­wi­ckelt und dient der si­che­ren, struk­tu­rier­ten und au­to­ma­ti­sier­ten Über­mitt­lung von Rech­nungs­da­ten.

Wich­ti­ge Merk­ma­le der XRech­nung:

  • Struk­tur: Die XRech­nung ba­siert auf ei­nem XML-Da­ten­for­mat, das alle Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen in ma­schi­nen­les­ba­rer Form ent­hält.
  • Stan­dard­kon­for­mi­tät: Sie er­füllt die An­for­de­run­gen der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU, die die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung im öf­fent­li­chen Be­schaf­fungs­we­sen re­gelt.
  • Ver­pflich­tung: In Deutsch­land ist die XRech­nung seit 2020 für Rech­nun­gen an öf­fent­li­che Auf­trag­ge­ber der Bun­des­ver­wal­tung ver­pflich­tend.
  • In­hal­te: Die XRech­nung um­fasst alle re­le­van­ten Rech­nungs­da­ten wie Rech­nungs­stel­ler, Leis­tungs­be­schrei­bung, Be­trä­ge, Steu­ern und Zah­lungs­in­for­ma­tio­nen, wo­bei die Da­ten ein­deu­tig und ohne ma­nu­el­le Ein­grif­fe ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen.
  • Si­cher­heit: Sie bie­tet kei­ne vi­su­el­le Dar­stel­lung wie eine PDF-Rech­nung, son­dern ist für die di­gi­ta­le Wei­ter­ver­ar­bei­tung op­ti­miert.

FAQs zur E‑Rechnung

Was ist die E‑Rechnungspflicht und für wen gilt sie?

Die E‑Rechnungspflicht be­deu­tet, dass Rech­nun­gen im elek­tro­ni­schen For­mat (z. B. XML, XRech­nung, ZUGFeRD) er­stellt, ver­sen­det und ver­ar­bei­tet wer­den müs­sen. Sie gilt ab 2025 für alle Un­ter­neh­men un­ab­hän­gig von Grö­ße oder Bran­che. Aus­gangs­rech­nun­gen an Pri­vat­per­so­nen sind von der E‑Rechnungspflicht aus­ge­nom­men.

Wel­che Vor­tei­le bie­tet die E‑Rechnung?

  • Ef­fi­zi­enz: Schnel­le­re Ver­ar­bei­tung und Zah­lung von Rech­nun­gen.
  • Kos­ten­er­spar­nis: Re­du­zier­ter Pa­pier­ver­brauch und au­to­ma­ti­sier­te Buch­hal­tung.
  • Com­pli­ance: Ein­hal­tung ge­setz­li­cher An­for­de­run­gen und steu­er­recht­li­cher Vor­schrif­ten.
  • Nach­hal­tig­keit: We­ni­ger Um­welt­be­las­tung durch pa­pier­lo­se Pro­zes­se.

Was pas­siert, wenn man die E‑Rechnungspflicht nicht ein­hält?

Die Fol­gen bei Nicht­ein­hal­tung kön­nen von der Ab­leh­nung der Rech­nung über Ver­zö­ge­run­gen bei Zah­lun­gen bis hin zu recht­li­chen oder fi­nan­zi­el­len Sank­tio­nen rei­chen. Un­ter­neh­men soll­ten si­cher­stel­len, dass sie die An­for­de­run­gen recht­zei­tig um­set­zen, um Ri­si­ken zu ver­mei­den.

Wie funk­tio­niert der Ver­sand von E‑Rechnungen?

Der Ver­sand er­folgt über ver­schie­de­ne Über­tra­gungs­we­ge, z. B. per E‑Mail, über spe­zi­el­le Platt­for­men (z. B. PEPPOL), oder di­rekt über ERP-Sys­te­me. Wich­tig ist, dass das ver­wen­de­te For­mat mit den An­for­de­run­gen des Emp­fän­gers kom­pa­ti­bel ist.

Wei­te­re Bei­trä­ge zum The­ma Do­ku­men­ten­ma­nage­ment und EDS

EDS 4.0
Do­ku­men­ten­ma­nage­ment
Di­gi­ta­les Do­ku­men­ten­ma­nage­ment

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Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten sind bei uns si­cher! Die Ver­ar­bei­tung sämt­li­cher Da­ten er­folgt im Rah­men der ge­setz­li­chen Da­ten­schutz­be­stim­mun­gen. Wir si­chern Ih­nen den ver­trau­li­chen Um­gang mit Ih­ren Da­ten zu, eine Wei­ter­ga­be an Drit­te er­folgt nicht. Ihre Da­ten blei­ben ge­spei­chert, so­lan­ge Sie uns nicht um Lö­schung bit­ten. Wei­te­re In­for­ma­tio­nen ent­neh­men Sie bit­te un­se­rer Da­ten­schutz­er­klä­rung. Die E‑­­­Mail-Adres­­­se für Da­ten­lö­schungs­an­fra­gen lau­tet info@feha.​de

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