Kopiersysteme

Dokumentenmanagement - optimieren Sie Ihre Prozesse

Finden statt suchen spart Zeit und Geld!

Dokumentenmanagement:
Daten digital verwalten, speichern und archivieren

Die Basis für unternehmensweite Informationsverwaltung

Unternehmen erreichen heutzutage eine unzählige Menge an Dokumenten wie E-Mails, Angebote, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, ...
Wie halten Sie es mit dem verwalten und speichern Ihrer Daten?

Bisher wurde alles gelesen, bearbeitet, gelocht, abgeheftet und in Aktenordnern im Regal abgelegt. Heute nutzt man dafür digitale Verwaltungs- und Archivierungssoftware. So finden Sie sekundenschnell gesuchte Dokumente, Ihre Arbeitsprozesse werden transparenter und die Qualität der Arbeit erhöht sich.

Die Archivierung wird gerade in Deutschland immer vielschichtiger. Gesetzliche Anforderungen schreiben für eine Vielzahl von Dokumenten eine revisionssichere, langfristige und rechtssichere Archivierung vor.

Erleben Sie innovatives Dokumentenmanagement

Steigern Sie ihre Effizienz und Produktivität im Unternehmen, optimieren Sie Workflows und vereinfachen Sie die Zusammenarbeit im Team. Mit der EDS 4.0 Dokumentenmanagement-Lösung haben Sie immer ihre Daten im Griff – an jedem Ort, zu jeder Zeit!

Archivierungssoftware ist nicht nur Regalersatz, sondern muss mehr können

Eine gute Archivierungssoftware archiviert ihre Dokumente nicht nur, sondern bietet schon in der Kernkompetenz "Dokumente archivieren" nützliche Zusatzfunktionen, die ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtern. Durch die modulare Bauweise von EDS 4.0 haben Sie zahlreiche Optionen die Performance ihres Dokumentenmanagements auszubauen.

Was müssen moderne Archivierungssysteme können?

  1. Dokumente richtig archivieren
    Je einfacher ein Dokument ins Archivsystem gelangt und je weniger der Mitarbeiter dafür tun muss, desto besser. Automatische Durchsuchbarkeit ist hier das Zauberwort.

  2. Dokumente schnell und einfach finden
    Einer der Hauptvorteile jeder Archivierungssoftware ist die Suchfunktion, mit der Dokumente anhand der Schlagworte oder mit einer Volltextsuche wiedergefunden werden können. Wichtig bei dieser Funktion ist die Möglichkeit der Eingrenzung der Suche. Es sollen relevante Ergebnisse geliefert werden und keine lange Liste von Suchergebnissen.

  3. Mit allen gängigen Dokumentenypen umgehen können
    Bei dem Begriff "Dokument" sollte man nicht ausschließlich an Briefe, Verträge, Angebote oder Lieferscheine denken. Hauptkommunikationsmittel von Unternehmen sind heutzutage E-Mails. Ein gutes Archivierungssystem muss auch E-Mails - und ganz wichtig - auch die Anhänge automatisch in die richtigen elektronischen Ordnern archivieren.

  4. Dokumente sicher aufbewahren
    Sicher hat in diesem Zusammenhang zweierlei Bedeutungen. Archivierte Dokumente sollen vor unberechtigtem Zugriff gesichert werden. Dies wird durch ein Berechtigungssystem gelöst, welches für jeden Benutzer definiert, welche Dokumente gelesen oder bearbeitet werden dürfen. Die zweite Anforderung ist, dass die Dokumente "verliersicher" archiviert werden. Das heißt, Dokumente müssen vor versehentliches oder absichtliches Löschen, sowie vor Überschreiben durch eine neue Version des Dokuments geschützt sein.


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