Stiftung Sankt Johannes - Marxheim

Neue Wege gehen: "Follow-me"

Projektfindung erst über Umwege

Am Anfang standen eine Idee und ein Angebot für ein paar Scanner. Aber was sich daraus entwickelte, war zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht abzusehen und ging in eine ganz andere Richtung. Manchmal muss man einen ungewöhnlichen Weg gehen, um an das Ziel zu gelangen. So war es auch in diesem Fall. Eine Anforderung, ein Angebot und ein Gespräch auf Augenhöhe ergaben am Ende, dass man zusammenfand zu einem interessanten, herausfordernden und erfolgreichen Projekt für beide Seiten.

Zielsetzung: Mehr Ordnung und höhere Effizienz

Durch das natürliche Wachstum der Sankt Johannes Stiftung, hat sich über die Jahre hinweg ein wahrer Hardware-Zoo an Kopiergeräten und Druckern angesammelt. Eine Vielzahl von unterschiedlichen Herstellern hatte zur Folge, dass ein hoher Zeit-, Kosten- und Lageraufwand bei der Ersatz- und Verbrauchsteilversorgung notwendig wurde. Hier wünschte man sich mehr Effektivität durch Zeit-, Geld- und Lagerplatzersparnis. Mit dem Toshiba e-CONCEPT hatte Feha Büro-Technik hierfür ein ganzheitliches Lösungskonzept parat, dass die Bürokommunikation effizient gestaltet, Kosten transparent macht und eine maßgeschneiderte Lösung für die Anforderungen bereithielt.

Ein langer Weg bis ans Ziel

Die Umsetzungsphase lief mit Planung, Konzeption, Ab- und Rücksprachen sowie Änderungen über einen Zeitraum von 18 Monaten. Nach Auswertung des Ist-Zustandes wurden 194 Druck- und Kopiersysteme verschiedener Hersteller durch 144 der neuesten, DSGVO-konformen Systeme aus dem Hause Toshiba ersetzt und somit vereinheitlicht. Bei den 144 neuen Systemen sind auch 3 Eco-Hybrid-Modelle der Toshiba-Serie e-STUDIO3508LP integriert. Dieses weltweit einzigartige Toshiba-System ermöglicht es, schon bedrucktes Papier mehrfach zu verwenden, indem es mit Spezialtoner arbeitet, der löschbar ist und damit ein Blatt Papier bis zu fünf Mal verwendet werden kann. Diese nachhaltige Umwelttechnologie zeichnet sich besonders durch die enormen Einsparpotentiale zum einen bei den Rohstoffen wie Wasser und Holz wie auch bei der Energieeinsparung in der Papierproduktion aus, welches ein großes Anliegen der stellvertretenden Geschäftsführerin Doreen Paus war.

Perfektes Zusammenspiel

Im Zuge der Optimierung der Drucker- und Kopiererflotte implementierte man neben der neuesten Hardware auch Softwarelösungen, die den Arbeitsalltag nun erheblich erleichtern.

Mit dem Toshiba e-BRIDGE Fleet-Management System, einer zentralen Software zum Monitoring aller im Netzwerk befindlichen Druckausgabesysteme, kann die Auslastung jedes einzelnen Ausgabegerätes analysiert, optimiert und Störungs- und Statusmeldungen per E-Mail an ausgewählte Benutzer weitergeleitet werden. Gleichzeitig werden die Zählerstände automatisiert erfasst und die Tonerstände aller Geräte überwacht. Bei Bedarf wird mithilfe der Softwarelösung neuer Toner bestellt. Somit entfällt ab sofort der zeitraubende Bestellprozess neuer Tonerkartuschen. "Jetzt können wir uns endlich wieder auf unsere eigentliche Arbeit konzentrieren." erklärte Johannes Olbrich, Projektverantwortlicher und IT-Spezialist der Stiftung Sankt Johannes.

Als weitere Neuerung wurde die Toshiba Softwarelösung e-FOLLOW implementiert. Ab sofort folgt der Druckauftrag seinem Benutzer und dieser kann mittels eines persönlichen Chips, mit dem er sich an einem beliebigen System authentifiziert, den Druckauftrag ausgegeben lassen. Der Anwender kann dadurch seine gesammelten Druckaufträge an dem ausgewählten Multifunktionssystem abholen. Besonders hervorzuheben, und für die Stiftung ein ganz wichtiger Punkt, ist diese Sicherheitsmaßnahme. Mittels der notwendigen Authentifizierung am Ausgabegerät, werden die Aufträge erst dann gedruckt, wenn dieser vor Ort ist und das System zum Druck freischaltet. Dadurch kann man das Risiko soweit minimieren, dass sensible Ausdrucke nicht in unbefugte Hände geraten oder am Ausgabegerät vergessen und liegen bleiben. Durch diese neue Flexibilität des Druckmanagements spart die Stiftung zukünftig Papier, Toner und Zeit, da die Druckaufträge auf den kostengünstigeren DIN A3-Maschinen ausgeführt werden.

Ergänzend wurde die Benutzeroberfläche gemäß den Anforderungen an jedem Multifunktionssystem individuell angepasst, sodass sie auch für Menschen mit Handicap einfach zu bedienen ist. Ganz speziell bedeutet dies, dass auf der Benutzeroberfläche nur noch die Funktionalitäten sichtbar sind, die für den Benutzer freigeschaltet sind und somit die Bedienung wesentlich übersichtlicher und vereinfacht wurde.

Der Umweltgedanke spielt eine große Rolle

Mit dem Einzug der drei neuen Eco-Hybrid-Multifunktionssysteme öffnen sich für die Stiftung Sankt Johannes ganz neue Möglichkeiten. "Da in unserem Hause der Umweltschutz einen sehr hohen Stellenwert hat, freue ich mich wahnsinnig auf die neuen Möglichkeiten, die uns die Eco-Hybrid-Maschinen jetzt bereiten. Bis zu 80% Papier einsparen und gleichzeitig wertvolle Umweltressourcen schonen. Diese Aussicht stimmt mich sehr positiv, denn ich habe schon sehr viele Einsatzideen für dieses einzigartige Kopiersystem." so strahlte die stellvertretende Geschäftsführerin Doreen Paus und führte weiter an "Täglich verlassen eine Vielzahl an Ausdrucken unsere Kopierer, die wenn man einmal nachdenkt, eigentlich gar nicht notwendig waren oder nur sehr kurzfristig genutzt wurden. All das Papier dieser Ausdrucke kann nun wiederverwendet werden.".

Zukünftig werden alle Besprechungsunterlagen wie z. B. Tagesordnungen, Handouts, etc. auf dem Eco-Hybrid-MFS gedruckt. Mit den speziell dafür vorgesehen Stiften können die Teilnehmer diese Unterlagen zusätzlich beschriften und nach der Besprechung wieder löschen und wiederverwenden. Weitere Einsatzmöglichkeiten im Qualitätsmanagement werden derzeit ausgearbeitet und in nächster Zukunft umgesetzt. Bei der ersten Auswertung nach dem ersten Gebrauchsmonat stellte sich schon eine Einsparung von 13% beim Papier heraus. "Dies wird sich in den nächsten Monaten noch deutlich erhöhen, wenn alle Mitarbeiter die Möglichkeiten der neuen Technologie erkannt haben und sie auch sinnvoll einsetzen." fügte Johannes Olbrich hinzu.

Mit den neuen Multifunktionssystemen Toshiba e-STUDIO3508LP und der umweltgerechten, sortenreinen Entsorgung der Altgeräte, die Feha als Toshiba-Werksvertretung verpflichtend erfüllen muss, wurde ein wichtiger Aspekt in der Philosophie der Stiftung Sankt Johannes erfüllt.

Ende gut, alles gut!

Als Fazit dieses Projektes ist zu sagen, dass von allen Seiten der Stiftung eine durchweg positive Rückmeldung über die neuen Drucker und Kopiersysteme sowie deren neue Möglichkeiten kamen. Positiv erwähnenswert ist, dass es ab sofort nur noch einen Ansprechpartner für den gesamten Druckerpool gibt. "Mit Feha haben wir jetzt einen Partner an unserer Seite, mit dem wir rundum gut versorgt und zufrieden sind." resümierte Doreen Paus abschließend.