Kopiersysteme

Rechtssichere Dokumentendigitalisierung

Sicherstellung einer vollständigen Digitalisierung von Dokumenten

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Sicherstellung einer vollständigen Digitalisierung von Dokumenten durch die 4-Augen-Verfikation

Sichere, vollständige Digitalisierung von Dokumenten

Um die Unterlagen in einem Unternehmen vollständig und sicher zu archivieren, muss man sich die Rechtslage und die jeweiligen Dokumentenarten ansehen. Notariate und Rechtsanwaltskanzleien müssen sich ab dem 01.07.2022 dem §56 BeurkG zur elektronischen Archivierung stellen. Für dieses Gesetz bieten wir bereits mit der 4-Augen-Verifikation eine rechtskonforme Lösung zur schnellen, automatisierten Archivierung an. Unternehmen und Organisationen können sensible Daten aber ebenso sicher und mit der Garantie auf Vollständigkeit digitalisieren.

Wie funktioniert die 4-Augen-Verifikation?

Unter der 4-Augen-Verifikation versteht man einen Kontrollmechanismus, der Fehler bei der elektronischen Dokumentenarchivierung anzeigt und somit die Vollständigkeit der Daten gewährleistet. Die Anwendung erfolgt dabei in vier Schritten, die größtenteils automatisch ablaufen:

Eingabe der Seitenzahl durch den Anwender
Einscannen der Papierdokumente über den einfachen oder Dual-Scan
Protokollierung der durchgeführten Verifikation (erfolgreich/fehlgeschlagen) mit Angabe von Prozess-ID, Zeitpunkt, Seitenanzahl und Anwender
Ausdruck oder elektronische Ablage des Protokolls

Was ist das Ziel der 4-Augen-Verifikation?

Sicherstellung einer vollständigen Digitalisierung von Dokumenten inkl. Nachweis
Doppelblatteinzugskontrolle
Empfehlung der Bundesnotarkammer für Urkunden (§56 Abs.1 Satz 1 BeurkG)

Was ist der Vorteil für den Anwender?

Zeiteinsparung
- Automatisierung täglicher Arbeitsabläufe
- Keine manuelle Kontrolle der eingescannten Seiten mehr notwendig
Finanzielle Einsparung
- Kostengünstige, rechtssichere Lösung

Welchen Nutzen habe ich als Unternehmen/Organisation, dass nicht an das BeurkG gebunden ist?

Die 4-Augen-Verifikation erfüllt zwar die Anforderung des §56 Abs.1 Satz1 BeurkG, bringt aber auch Unternehmen und Organisationen einen Mehrwert, die nicht daran gebunden sind. Durch den automatisierten Prozess wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente Ihres Unternehmens sicher und vollständig digitalisiert werden. Das kann besonders bei anderen, sensiblen Dokumenten wie Verträgen entscheidend sein.

Welche Toshiba Multifunktionssysteme eignen sich für die 4-Augen-Verifikation?

Alle Multifunktionssysteme mit Stapelblatteinzug und der Unterstützung von e-ScanFlow sind für die 4-Augen-Verifikation geeignet. Die nachfolgenden Systeme unterstützen beispielsweise die 4-Augen-Verifikation. Diese Liste ist nicht vollständig. Wenn Sie sich unsicher sein sollten, können Sie uns gerne kontaktieren.

Interessieren Sie sich für die 4-Augen-Verifikation?

Kontaktieren Sie uns und wir klären Ihre Fragen. Mit unserer persönlichen Beratung, gutem Service und der Expertise im Dokumentenmanagement, helfen wir Ihnen gerne weiter.

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