Kopiersysteme
Das papierlose, digitale Büro
Tipps & Tricks für Ihr Unternehmen
Tipps & Tricks zum papierlosen, digitalen Büro in Ihrem Unternehmen
Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros?
Die Vorteile eines papierlosen Büros sind sehr vielfältig und weitreichend. Dokumente müssen in manchen Branchen jahrzehntelang aufbewahrt werden. Da ist es nur logisch, dass die älteren Unterlagen oft in Kellern oder separaten Archiven "verschwinden". Durch eine digitale Datenspeicherung ist es überhaupt kein Problem, verschiedenen Mitarbeitern ganz einfach den Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen oder ihn zu verwehren.
Weitere Vorteile für ein papierloses Büro
- Einfach Suche: Eine einfachere Suche nach Dokumenten und einzelnen Stichworten
- Kostenersparnis: Material- und Lagerkosten können eingespart werden
- Ressourcenschonung: Umweltfreundlichere CO²-Bilanz und weniger Ressourcenverbrauch (Holz/Papier) als Beitrag zum Klimawandel
- Datensicherheit: Eine exklusive Rechtevergabe (Lese- & Schreibrechte) gewährleistet, dass die Daten intern diskret bleiben und können zusätzlich gesichert werden
- Flexibilität: Unternehmensdokumente können unterwegs, im Home-Office oder in der Quarantäne notfalls eingesehen und bearbeitet werden
- Besserer Kundenservice: Außendienstmitarbeiter sehen Dokumente per Remote-Zugriff, Innendienstmitarbeiter können direkt eine Auskunft zum Anliegen des Kunden geben
- Übergabe und Zusammenarbeit: Kürzere Übergaben im Team oder bei der Kranken- & Urlaubsvertretung durch die einfache Freigabe
- Wettbewerbsfähigkeit: Bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen werden riesige Datenmengen und Wege eingespart
Schritt für Schritt zum papierlosen Büro
Am Anfang jeder Umstrukturierungsmaßnahme steht eine Bestandsaufnahme. Welche Abteilung braucht wofür Papier? Welche dieser Prozesse können digitalisiert oder sogar gestrichen werden? Wer wird alles durch diese Umstrukturierung betroffen? Weitsicht, Dokumentation und die Kommunikation mit den Abteilungen ist hierbei entscheidend, um keinen vor vollendete Tatsachen zu stellen.
Festlegen einer klaren Ordnerstruktur
Ebenso wie beim Register des analogen Archiv, bedarf es bei der digitalen Archivierung und Zusammenarbeit einer klaren Ordnerstruktur. Oder möchten Sie auf dem Papierberg Ihres Kollegen nach einer bestimmten Rechnung suchen? Die 7-Ordner-Struktur ist eine Möglichkeit um digitale Ordnung zu erreichen.
Dokumentenmanagement
Nachdem die Ordnerstruktur festgelegt ist, müssen die Mitarbeiter zeitnah und ordentlich ihre Unterlagen in den richtigen Ordner ablegen. In einer kurzen Schulung, erklären Sie, wie die Dokumente eingescannt und in die richtigen Ordner verschoben werden. Das geht natürlich nur Stück für Stück parallel zur eigentlichen Arbeit.
Um professionell zu arbeiten muss die Rechtssicherheit der Aufbewahrung oder Einsicht sichergestellt werden. Professionelle Dokumentenmanagementsoftware wie unsere selbstentwickelte EDS 4.0 oder durch Implementierung in e-ScanFlow bieten sich hierfür an.
Datenverlust verhindern durch Sicherungen
Bei der Dokumentenablage ist die Vollständigkeit ausschlaggebend. Wenn etwas nicht vollständig digital archiviert wird, kann es sein, dass wichtige Informationen eines Projekts zum späteren Zeitpunkt fehlen. Sorgfalt bei der Speicherung ins Dokumentenmanagementsystem und eine Datensicherung lösen diesen Konflikt.
Tipps & Tricks für mehr Digitalisierung im Unternehmen
Digitalisierung der Briefpost
Der Hauptanbieter zur Digitalisierung der Post ist die Deutsche Post. Über die e-POST können Sie online Briefe empfangen und versenden. Dabei werden die hohen Sicherheitsstandards des deutschen Bundesdatenschutzgesetztes berücksichtigt.
Digitale Kalender
Ein Papierkalender im Büro ist zwar hübsch, wird aber bei einer Vielzahl von Terminen und gestrichenen Terminen schnell unübersichtlich. Außerdem bieten sich digitale Kalender an, um die Termineinladung direkt an Kunden, Dienstleister oder Kollegen weiterzuleiten und Sie so auch über Änderungen bzw. eine Agenda zu informieren.
Digitale Dokumente zur Zusammenarbeit
Immer mehr Anbieter ermöglichen die Zusammenarbeit in gemeinsamen, digitalen Dokumenten. Über eine Microsoft-Lizenz können wir Ihnen diese Möglichkeit ebenfalls anbieten. Dadurch kann das Papier komplett gespart werden und die Zusammenarbeit mit Kollegen erfolgt ausschließlich auf digitalen Wegen.
Insgesamt weniger Dokumente
Durch die Digitalisierung kann auch vermieden werden, dass Papierstapel für jede projektbeteiligte Person einzeln kopiert werden müssen. Die Kommunikation im Unternehmen für kurze Anmerkungen, Ideen oder zum gemeinsamen Austausch kann ebenfalls digital über Messenger-Dienste wie bspw. Microsoft Teams erfolgen - unterwegs und im Innendienst.
Die Nachteile eines papierlosen Büros
Was passiert, wenn der Strom oder das System ausfällt?
Wenn der Computer oder der Server abstürzt, ist es sinnvoll sich einen Plan B zu überlegen, wie oder was weitergearbeitet werden kann. Um einen Komplettausfall und Verlust der Dateien zu vermeiden, sollten in jedem Fall Back-Ups der digitalen Daten erstellt werden.
Was passiert, wenn der Internet-Zugriff eingeschränkt ist?
Wenn man unterwegs ist und in ein Funkloch fährt, kann der Zugriff auf Dokumente ggf. beendet sein. Sinnvoll ist es, die Dateien übergangsweise herunterzuladen bevor man sich bspw. auf eine Zugfahrt begibt. Viele Programme legen temporäre, lokale Dateien an, sobald sie geöffnet werden.
Das visuelle Gedächtnis funktioniert besser mit Papier
Studien zwischen E-Books und auf Papier gedruckten Büchern haben gezeigt, dass das visuelle Gedächtnis des Menschen bei Gedrucktem besser funktioniert. Das liegt auch daran, dass bspw. die Mitte des Buches markanter im Kopf bleibt, als die Hälfte der digitalen Seiten. Manche Informationen bleiben im Gedächtnis, weil Sie an einer bestimmten Stelle gelesen wurden. Außerdem ist die Gedächtnisleistung generell bei ausgedruckten Dokumenten besser. Digitale Dokumente werden häufig nur überflogen und bleiben deshalb kurzzeitig, aber nicht länger im Kopf gespeichert.
Nicht jeder ist technisch bzw. digital geprägt
Ob im Unternehmen selbst oder bei der Zusammenarbeit mit anderen Firmen oder Behörden. Nicht jeder ist digital-affin und dementsprechend ist nicht überall ein digitaler Dokumentenaustausch üblich. Im Unternehmen selbst, kann man die Hürde zum Digitalen durch verständliche, wiederholende Schulungen den Mitarbeitern nehmen. Für die Zusammenarbeit mit Externen sollten alternative Kommunikations- und Arbeitswege erhalten bleiben.
Interessieren Sie sich für die 4-Augen-Verifikation?
Kontaktieren Sie uns und wir klären Ihre Fragen. Mit unserer persönlichen Beratung, gutem Service und der Expertise im Dokumentenmanagement, helfen wir Ihnen gerne weiter.