Büroeinrichtungen

Desksharing: Vor- und Nachteile des Arbeitsmodells

Was ist Desksharing und wie kann es umgesetzt werden?

Desksharing: Das volle Potential eines Arbeitsplatzes unter Mitarbeitern nutzen

Kurz & Knapp: Das ist Desksharing

Was ist das Shared-Desk-Konzept?

Desksharing bzw. das Shared-Desk-Konzept ist ein Arbeitsmodell, welches Unternehmen nutzen, die mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Im Arbeitsmodell werden die Arbeitsplätze geteilt, sodass kein Arbeitnehmer einen festen Platz hat.

Wie funktioniert Desksharing in der Umsetzung?

Die Umsetzung von Desksharing variiert je nach Unternehmen. Für einen reibungslosen Ablauf müssen klare Regeln festgelegt werden. Arbeitsplätze dürfen nur besetzt sein, wenn sie wirklich gerade zur Arbeit benötigt werden. Ansonsten muss der Arbeitsplatz wieder geräumt werden und kann von einem anderen Mitarbeiter genutzt werden. Essentiell ist dabei die sogenannte Clean-Office-Policy: Mitarbeiter müssen Ihren Arbeitsplatz immer in dem vorherigen, sauberen Zustand verlassen.

Wie läuft die Abstimmung und Belegung von Arbeitsplätzen?

Zur Absprache, wer wann welchen Schreibtisch besetzt, können ebenfalls unterschiedliche Modelle Anwendung finden. Je nach Unternehmen wird auf Zeitpläne, dem Windhundprinzip ("Wer zuerst kommt, mahlt zuerst") oder Management-Systeme (bspw. se:connects) gesetzt.

    Desksharing: Welche Vor- und Nachteile gibt es?

    Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber beim Desksharing:

    • Wirtschaftlich: Weniger Stromkosten, Anschaffungspreise und die Miete für ein kleineres Büro sorgen für ein kostengünstiges Arbeitsmodell.
    • Effizienzsteigerung: Ein Shared-Desk darf nur belegt werden, wenn er gerade für die Arbeit gebraucht wird. Das steigert die Effizienz der ausgeübten Arbeit am Arbeitsplatz.
    • Optimale Ressourcen: Im Schnitt wird ein Arbeitsplatz in einem normalen Arbeitsmodell nur zu 70% genutzt. Durch Desksharing wird die Auslastung gesteigert.
    • Kommunikation: Durch wechselnde Arbeitsplätze kann die interne Kommunikation im Unternehmen gefördert und die kollegiale Zusammenarbeit gesteigert werden.
    • Gesundheit: Die Bewegung im Büro wird angetrieben, was laut Studien positive Effekte auf die Gesundheit hat.
    • Gleichberechtigung: Durch den Wechsel kommt kein Neid auf, weil ein Kollege eventuell einen „besseren“ Arbeitsplatz hat.

    Mögliche Nachteile beim Desksharing für beide Parteien:

    • Ineffizienz: Wenn sich nicht alle Mitarbeiter an die Regeln halten, können Arbeitsplätze blockiert werden, obwohl an diesen nicht gearbeitet wird. Die Regeln und die Clean-Office-Policy müssen deshalb kollegial umgesetzt werden.
    • Frust: Mitarbeiter können die tägliche "Suche" nach einem Arbeitsplatz als Stress empfinden. Mit einer guten Struktur und gleichwertigen Regelung kann diesem Frust entgegengesteuert werden.
    • Teamzusammenhalt: Während der abteilungsübergreifende Austausch gefördert wird, kann der Zusammenhalt im eigenen Team nachlassen. Regelmäßige Jour-Fixes (verbindliche Abstimmungstermine) und Maßnahmen zur Teambildung sind hier die richtige Antwort.

    Wann ist Desksharing sinnvoll für Ihr Unternehmen?

    Flexibilität bei der Nutzung der Arbeitsplätze

    Wenn Mitarbeiter flexibel arbeiten können, kann Desksharing ein mögliches Arbeitsmodell sein. Das ist der Fall wenn sich die Arbeitsplätze im Unternehmen grundsätzlich sehr ähnlich sind. Hard- und Software muss für die Arbeiten der Angestellten gleichermaßen immer passend sein, damit Mitarbeiter ihre Arbeit wie gewohnt an jedem Arbeitsplatz erledigen können. Ein Server im Unternehmen, der von jedem Rechner als Speicherort verwendet werden kann, ist ebenso Pflicht. Wenn sich Arbeitsplätze zu sehr unterscheiden, spezielle Software verwendet wird oder bestimmte Geräte gebraucht werden, kann das zu Problemen führen oder muss extra gelöst werden.

    Ungenutzte Arbeitsplätze im Außendienst, Home-Office etc.

    Wenn in Ihrem Unternehmen die Mitarbeiter häufig aus dem Home-Office arbeiten oder anderweitig regelmäßig ihren Arbeitsplatz verlassen, kann Desksharing als Arbeitsmodell funktionieren. Das können zahlreiche Außendiensttermine, Beratungen vor Ort, Trainings oder Schulungen in Besprechungs- und Konferenzräumen sein. 

      Achtung: Der wichtigste Faktor sind die Mitarbeiter

      Kommunikation & Testphase vor der Einführung von Desksharing

      Das gesamte Desksharing Konzept baut auf der Kollegialität der Mitarbeiter auf. Vor der Einführung von Desksharing muss das Konzept zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und ggf. Betriebsrat ausführlich besprochen werden. Wenn das Konzept im Unternehmen größtenteils abgelehnt wird, es aber dennoch umgesetzt wird, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sich übergangen fühlen und die Zufriedenheit der Arbeitnehmer stark sinkt. 

      Vor der kompletten Umstellung der Arbeitsplätze sollte außerdem erst eine Testphase laufen, ob Desksharing im Unternehmen als Arbeitsmodell geeignet ist.

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