Was ist Desksharing und wie kann es umgesetzt werden?
Desksharing bzw. das Shared-Desk-Konzept ist ein Arbeitsmodell, welches Unternehmen nutzen, die mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Im Arbeitsmodell werden die Arbeitsplätze geteilt, sodass kein Arbeitnehmer einen festen Platz hat.
Die Umsetzung von Desksharing variiert je nach Unternehmen. Für einen reibungslosen Ablauf müssen klare Regeln festgelegt werden. Arbeitsplätze dürfen nur besetzt sein, wenn sie wirklich gerade zur Arbeit benötigt werden. Ansonsten muss der Arbeitsplatz wieder geräumt werden und kann von einem anderen Mitarbeiter genutzt werden. Essentiell ist dabei die sogenannte Clean-Office-Policy: Mitarbeiter müssen Ihren Arbeitsplatz immer in dem vorherigen, sauberen Zustand verlassen.
Zur Absprache, wer wann welchen Schreibtisch besetzt, können ebenfalls unterschiedliche Modelle Anwendung finden. Je nach Unternehmen wird auf Zeitpläne, dem Windhundprinzip ("Wer zuerst kommt, mahlt zuerst") oder Management-Systeme (bspw. se:connects) gesetzt.
Wenn Mitarbeiter flexibel arbeiten können, kann Desksharing ein mögliches Arbeitsmodell sein. Das ist der Fall wenn sich die Arbeitsplätze im Unternehmen grundsätzlich sehr ähnlich sind. Hard- und Software muss für die Arbeiten der Angestellten gleichermaßen immer passend sein, damit Mitarbeiter ihre Arbeit wie gewohnt an jedem Arbeitsplatz erledigen können. Ein Server im Unternehmen, der von jedem Rechner als Speicherort verwendet werden kann, ist ebenso Pflicht. Wenn sich Arbeitsplätze zu sehr unterscheiden, spezielle Software verwendet wird oder bestimmte Geräte gebraucht werden, kann das zu Problemen führen oder muss extra gelöst werden.
Wenn in Ihrem Unternehmen die Mitarbeiter häufig aus dem Home-Office arbeiten oder anderweitig regelmäßig ihren Arbeitsplatz verlassen, kann Desksharing als Arbeitsmodell funktionieren. Das können zahlreiche Außendiensttermine, Beratungen vor Ort, Trainings oder Schulungen in Besprechungs- und Konferenzräumen sein.
Das gesamte Desksharing Konzept baut auf der Kollegialität der Mitarbeiter auf. Vor der Einführung von Desksharing muss das Konzept zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und ggf. Betriebsrat ausführlich besprochen werden. Wenn das Konzept im Unternehmen größtenteils abgelehnt wird, es aber dennoch umgesetzt wird, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sich übergangen fühlen und die Zufriedenheit der Arbeitnehmer stark sinkt.
Vor der kompletten Umstellung der Arbeitsplätze sollte außerdem erst eine Testphase laufen, ob Desksharing im Unternehmen als Arbeitsmodell geeignet ist.
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