Kopiersysteme

Leitfaden: Digitale Archivierung im KMU

Mehr Zeitersparnis für kleine und mittlere Unternehmen

Leitfaden: Digitale Archivierung im Unternehmen umsetzen

Zeit für die Digitalisierung von Büro- und Geschäftsprozessen

Bereits 2016 war faktisch bewiesen, dass KMU mit digitalen Büroprozessen produktiver arbeiten – das bestätigte eine repräsentativen Studie des Fraunhofer Institus für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Wir zeigen, wie die Digitalisierung in Unternehmen funktioniert und warum mittelfristig kein Weg an digitalen Prozessen vorbei führt.

Bestandsaufnahme: Was kann digitalisiert werden?

Digitalisierungspotential im Unternehmen herausfinden

Je nach Branche, Unternehmensgröße und Struktur eines Unternehmens gibt es andere Ziele bei der Digitalisierung. In jedem Unternehmen gibt es Abteilungen, bei denen Dokumente an der Tagesordnung sind. Hier sind schnelle, sichere und digitale Lösungen für den Umgang mit Unterlagen ein echter Gewinn. 

    Was ist bei der digitalen Archivierung zu beachten?

    • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen
    • Jedes Dokument muss mit dem Original übereinstimmen
    • Jedes Dokument muss wiedergefunden werden können
    • Berechtigungsbeschränkungen für Mitarbeiter beim Zugriff auf Dokumente
    • Bestimmte Dokumente müssen vor Veränderungen geschützt sein
    • Notwendige Änderungen an Dokumenten müssen automatisch protokolliert werden
    • Auffindbarkeit von Informationen durch datenbankgestütztes Index-Verzeichnis mit Volltextsuche
    • Schnittstellenfunktion des Archivs für eine reibungslose Migration von Daten
    • Prüfung des Verfahrens zur digitalen Archivierung durch einen Sachverständigen

    Welche Dokumente dürfen im KMU digitalisiert werden?

    Solange die Aufbewahrungsfristen des HGB (Handelsgesetzbuch) und der Abgabeordnung (AO) eingehalten werden und Regularien der DSGVO und GoBD berücksichtigt werden, können prinzipiell alle Dokumentenarten im Unternehmen digitalisiert werden.

    Dokumente die digital archiviert werden können:

    • Buchhaltungsunterlagen
    • Speditionspapiere (Lieferscheine, Zollpapier, etc.)
    • Schriftverkehr
    • Jahresabschlüsse
    • Kaufbelege
    • Versicherungspolicen
    • Rechnungen
    • Verträge
    • Personalakten
    • Technische Unterlagen & Dokumentationen
    • Kundenakten

    Wie lange müssen Unternehmensunterlagen archiviert werden?

    Die Aufbewahrungsfristen von Unternehmensunterlagen werden im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabeordnung (AO) geregelt.

    6 Jahre

    • Abtretungserklärungen
    • Betriebsprüfungsberichte
    • eingegangene Geschäftsbriefe
    • Kopien verschickter Geschäftsbriefe
    • Handelsbriefe
    • Lieferscheine
    • Mahnungen & Mahnbescheid

    10 Jahre

    • Abrechnungsunterlagen
    • Bankbelege
    • Buchungsbelege
    • Bilanzen (auch Eröffnungsbilanzen)
    • Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, etc.)
    • Geschäftsberichte
    • Inventare

    Die Vorteile digitaler Archivierung

    • Langfristig platzsparend und umweltfreundlich (papierloses Büro)
    • Kostensparend: Weniger Räumlichkeiten, weniger Papier, etc.
    • Dokumente die bereits elektronisch eingehen, müssen nicht analog archiviert werden (Medienumbruch)
    • Schnellere Zugriffsgeschwindigkeit
    • Flexible und komfortable Möglichkeit zum Recherchieren
    • Einwandfreier und langer Erhalt von Belegen (EDS 4.0)
    • Jederzeit dezentralen Zugriff
    • Sicherungskopien sind leicht möglich

    Nachteile der digitalen Archivierung

    Jedes Produkt und jeder Prozess hat neben Vorteilen auch Nachteile die sich im Fall der digitalen Archivierung aber gut in den Griff bekommen lassen.

    Nachteile der digitalen Archivierung

    • Speichermedien: Begrenzte Lebensdauer von Speichermedien
    • Sicherheit: Höherer Aufwand um Zugriff von Unbefugten zu verhindern
    • Investition: Die Umsetzung der Digitalisierung ist für viele Unternehmen eine höhere Investition

    Unsere Lösungen für diese Nachteile

    • Speichermedien: Mehrfache, redundante Speicherung zum möglichen Austausch
    • Sicherheit: Abgestimmte Sicherheitseinstellungen für maximalen Datenschutz
    • Investition: Förderungsfähigkeit von digitaler Archivierung und Amortisierung in weniger als 12 Monaten (im Durchschnitt)

    Ihr Partner für die digitale Archivierung

    Als Experte für digitale Archivierung stehen wir Ihrem Unternehmen gerne bei Fragen zur Verfügung. Nutzen Sie das Potential der Digitalisierung und wir führen Sie – wie schon viele andere Unternehmen vor Ihnen – zielstrebig zur digitalen Dokumentenverwaltung. 

    E-Mail schreiben  08221-9180 anrufen

    

    Zurück

    Feha Büro-Technik GmbH
    Robert-Koch-Straße 6
    89312 Günzburg

    Telefon 08221 918-0
    Telefax 08221 918-222
    E-Mail info@feha.de

    Bürozeiten & Ausstellung:

    Mo. – Fr. 07.45 – 17.00 Uhr

    Kartenansicht

    Zurück

    Feha Büro-Technik GmbH
    Prinz-Eugen-Weg 24
    88400 Biberach a. d. Riß

    Telefon 07351 1598-0
    Telefax 07351 1598-80
    E-Mail biberach@feha.de

    Öffnungszeiten:

    Montag – Donnerstag:
    07.45 – 12.30 Uhr
    13.15 – 17.00 Uhr

    Freitag:
    07.45  – 13.45 Uhr

    Kartenansicht

    Zurück

    Feha Büro-Technik GmbH
    Donaustraße 13
    89407 Dillingen a. d. Donau

    Telefon 09071 5898-0
    Telefax 09071 5898-33
    E-Mail dillingen@feha.de

    Öffnungszeiten:

    Montag – Donnerstag:
    07.45 – 12.30 Uhr
    13.15 – 17.00 Uhr

    Freitag:
    07.45  – 13.45 Uhr

    Kartenansicht

    Zurück

    Feha Büro-Technik GmbH
    Plan 15
    06295 Lutherstadt Eisleben

    Telefon 03475 6799-0
    Telefax 03475 6799-99
    E-Mail eisleben@feha.de

    Öffnungszeiten:

    Montag – Donnerstag:
    07.45 – 12.30 Uhr
    13.15 – 17.00 Uhr

    Freitag:
    07.45  – 13.45 Uhr

    Kartenansicht

    Zurück

    Zurück

    Zurück

    Zurück

    Serviceleistungen

    Beratung

    Als Komplettanbieter verfügen wir über die notwendige 360°-Perspektive.

    Planung

    Wir planen mit ihnen gemeinsam und realisieren ihre Ziele, auch während Bauprozessen.

    Lieferung

    Termingerecht bis zu ihrer Haustür.

    Montage

    Professionell durch unser hauseigenes Schreiner- und Montageteam.

    Mieten & Kaufen

    Wählen Sie die für Sie attraktivere Variante aus. Bei uns können Sie zu fairen Konditionen mieten.

    Newsletter