Kopiersysteme

Einfache Dokumenten Suche EDS 4.0

Ihr virtueller Aktenschrank

Einfache Dokumenten Suche EDS 4.0

Moderne Unternehmen denken an die Zukunft bevor diese begonnen hat

Es geht auch einfach!

Jedes Unternehmen kennt die zeitaufwendige Suche nach Akten oder Dokumenten. Digitale Dokumente werden meist unstrukturiert und an unterschiedlichen Stellen/Ordnern gespeichert. Eine Suche nach den gewünschten Informationen kostet Nerven sowie wertvolle Arbeitszeit.
Um dieser Zeit- und Kostenverschwendung ein Ende zu setzen, wurde für die multifunktionalen Systeme von Toshiba die Dokumentenmanagement-Lösung Einfache Dokumenten Suche (EDS 4.0) entwickelt.
Mit EDS haben Sie die Möglichkeit, digitale Dokumente oder Papierdokumente, gemäß den Richtlinien der GoBD, zentral zu archivieren und zu verwalten. Der direkte Zugriff auf die gewünschten Informationen - sekundenschnell - ist ein klarer Mehrwert für jede Unternehmensart und -größe.
EDS bietet mit innovativen Funktionen und Modulen die ideale Lösung für Ihre digitale Archivierung. Egal, ob auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Desktop-PC, EDS ist auf alle Endgeräte optimiert.

Was ist EDS? Wofür brauchen Sie digitale Archierung oder E-Mail-Archivierung?

EDS ist eine kombinierte Hard- und Software-Lösung, die sowohl gescannte, als auch bereits digitale Dokumente an einem zentralen Punkt im Unternehmen ablegt. Dokumente in Papierform werden gescannt, lesbar gemacht und im gewünschten Zielordner abgelegt. Bei Dokumenten, die bereits digital vorliegen, reicht die Auswahl des gewünschten Zielordners. EDS legt diese durch einen Druckvorgang als lesbare PDF-Dokumente ab.
Die Verwendung von EDS erfordert keine Client-Installation. Um auf EDS zuzugreifen, benötigen Sie lediglich einen PC mit Netzwerkzugang sowie einen Internet-Browser.
Per Stichwortsuche können Sie die gewünschten Informationen bzw. Dokumente schnell und einfach wiederfinden und auf sie zugreifen.

EDS 4.0 - ganz einfach erklärt

Ein tolles Gefühl, seine Dokumente einfach per Mausklick zu finden

Funktionsweise

Scannen an der gewohnten Oberfläche des Kopiersystems

EDS macht gescannte Dokumente automatisch lesbar und legt sie ab.

Gefundene Dokumente bearbeiten / weiterleiten.

Ihre Vorteile im Überblick

  • benutzerfreundliche Oberfläche
  • einfachste Bedienung
  • zentrale Ablage und Suche
  • schnelles und einfaches Finden abgelegter Dokumente
  • durchsuchbare Dokumente nach Inhalt
  • auch für mobile Endgeräte geeignet
  • ressourcenschonend, da Suchprozess extern stattfindet
  • keine Client-Installation notwendig
  • Benutzerrechte-Verwaltung
  • selbsterklärende Bedienung
  • Erweiterung durch Module möglich
  • GoBD-konforme Archivierung

 

Standardfunktionalitäten

SUCHE

Die Suchfunktion der EDS erleichtert das Wiederfinden von bereits archivierten Dokumenten durch unterschiedliche Varianten der Suche.

OPTIONEN

Jeder EDS-Benutzer kann in den OPTIONEN gemäß seinen Gewohnheiten die Benutzeroberfläche seines EDS voreinstellen.

ADMIN-TOOL

Mit dem ADMIN-TOOL steht den EDS-Administratoren ein umfangreiches und übersichtliches Verwaltungstool zur Verfügung.

Erweiterungen / Module

Steigern Sie die Funktionalität Ihres EDS 4.0 durch optionale Module

Modul WORKFLOW

Das Modul WORKFLOW unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Arbeit. Eingescannte Dokumente können vor der Ablage im EDS an andere Benutzer weitergeleitet werden, bevor sie endgültig abgelegt werden. Beispielsweise können Eingangsrechnungen eingescannt und an das Postfach eines EDS-Benutzers zur Prüfung weitergeleitet werden, der sie dann nach abschließender Prüfung/Bearbeitung im EDS ablegt.

Modul OFFICE-EXPORT

Gefundene abgelegte Dokumente lassen sich mit dem Modul OFFICE-EXPORT entsprechend nach Word, Excel oder per E-Mail (als pdf-Anhang) exportieren und weiterbearbeiten.

Modul E-MAIL-ARCHIVIERUNG für Outlook

Mit dem Modul E-MAIL-ARCHIVIERUNG können E-Mails und deren Anhänge direkt aus dem Outlook* über ein Add-In im EDS abgelegt werden.
Der EDS-Benutzer kann, je nach Rechtevergabe, den Archivierungsordner für die E-Mail inklusive Anhang im EDS auswählen oder in einem voreingestellten Ordner ablegen.

* erst ab Version Outlook 2013 möglich

Modul PDF-IMPORT

Der EDS-Benutzer kann mit dem Modul PDF-IMPORT direkt von seinem PC digitale Dokumente über einen Druckvorgang in einen EDS-Ordner ablegen. So gelangen auf einfachstem Wege Word-Briefe, Excel-Tabellen oder auch Belege aus Ihrem Warenwirtschaftssystem in das EDS.

Module Sicherheit

Mit dem Modul SUPPORT & MANAGED erhalten Sie das "Rund-um-Sorglos"-Paket für Ihr EDS. Profitieren Sie von Softwareaktualisierungen, EDS-Support durch den Hersteller, Monitoring, Sicherheitsupdates und Anti-Virus-Lösungen.

Schützen Sie Ihre EDS-Appliance gegen Datenverlust mit dem Modul ONLINE BACKUP. Es sichert täglich die Daten Ihrer EDS-Appliance in ein deutsches Rechenzentrum. Durch Komprimierung und Verschlüsselung sorgt es für höchste Effizienz und Datensicherheit nach deutschem Recht.


Weitere Informationen über die Funktionalitäten und erweiterbare Module finden Sie ausführlich beschrieben in der EDS 4.0 Produktbroschüre. Gerne beraten wir Sie auch individuell und persönlich. Senden Sie uns einfach eine Nachricht per Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

Download EDS 4.0 Broschüre




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