Kopiersysteme
Digitales Dokumentenmanagement mit EDS 4.0
Sparen Sie Zeit durch digitale Archivierung und finden Sie Ihre Dokumente leicht, sicher und schnell.
EDS 4.0: Dokumente digital verwalten, speichern und sicher archivieren
Die Basis für unternehmensweite Informationsverwaltung
Unternehmen erreichen heutzutage eine unzählige Menge an Dokumenten wie E-Mails, Angebote, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, ...
Wie halten Sie es mit dem verwalten und speichern Ihrer Daten?
Bisher wurde alles gelesen, bearbeitet, gelocht, abgeheftet und in Aktenordnern im Regal abgelegt. Heute nutzt man dafür digitale Verwaltungs- und Archivierungssoftware. So finden Sie sekundenschnell gesuchte Dokumente, Ihre Arbeitsprozesse werden transparenter und die Qualität der Arbeit erhöht sich.
Die Archivierung wird gerade in Deutschland immer vielschichtiger. Gesetzliche Anforderungen schreiben für eine Vielzahl von Dokumenten eine revisionssichere, langfristige und rechtssichere Archivierung vor.
EDS 4.0 – Standard Paket
Sie erhalten mit dem EDS 4.0 die perfekte Basis für digitale Archivierung und verbessertes Dokumentenmanagement. Das Standardpaket 1 TB Speicherplatz und den Zugriff auf drei Funktionen.
Die Integration der EDS 4.0 in bestehende Arbeitsabläufe ist unerlässlich. Deshalb beraten wir Sie persönlich, wie Sie unsere Appliance optimal für Ihre Arbeit verwenden können.
EDS 4.0
Die Lösung für sichere, digitale Archivierung.
- Integration in Ihr bestehendes Netzwerk
- Cube- oder 19-Zoll-Rackgehäuse
- 1 TB Kapazität zur Archivierung
Admintool
Selbstständige Verwaltung von Zugriffsrechten uvm.
- Benutzerverwaltung (Zugriffsrechte, Gruppen)
- Hardware-Verwaltung (EDS 4.0, Drucker)
- Ordner-Verwaltung (Anlage, Freigabe, Löschen)
Suchfunktion
Digital archivierte Dokumente in Sekunden wiederfinden.
- Einzelne oder mehrere Ordner durchsuchen
- Ausgabe als Listen- oder Vorschauansicht
Optionen
Konfigurationsmöglichkeiten zur Personalisierung.
- Persönliche Einstellungen für jeden Benutzer
- Benutzeroberfläche konfigurieren
Faires Preismodell: Optionale Module
Zahlen Sie nur für das, was Sie auch wirklich benötigen. Durch die modulbasierte Programmierung kann Ihre EDS 4.0 um die Funktionen erweitert werden, die Sie benötigen.
Das Tolle daran ist, dass Sie zunächst mit dem Standard Paket starten und die erweiterten Module bei Bedarf hinzubuchen können.
Workflow
- Weiterleitung von eingescannten Dokumenten an bestimmte EDS-Benutzer vor der Ablage
- Beispiel: Scan der Eingangsrechnung, Versand an EDS-Benutzer, Prüfung bzw. Bearbeitung, Archivierung
Office-Export
- Export von Dokumenten als Word, Excel oder per E-Mail (PDF-Anhang)
- Beispiel: Archiviertes Angebot als Word exportieren, Anmerkungen anfügen, Zurücksenden
E-Mail Archivierung (Outlook*)
- Archivierung von E-Mails in der EDS 4.0 Appliance
- Beispiel: Projektbezogener Schriftverkehr per E-Mail kann nach Bedarf archiviert werden
*Add-Ins sind erst ab Outlook 2013 verfügbar
PDF-Import
- Digitale Dokumente als PDF-Datei direkt zum EDS 4.0 senden
- Beispiel: Elektronische Eingangsdokumente direkt in den entsprechenden EDS-Ordner
DATEV
- Automatische Archivierung beim finalen Versand an DATEV Online
- Beispiel: Rechnung versendet an DATEV Online und gleichzeitig im EDS-Rechnungsordner archiviert
Support & Managed
- “Rund-um-Sorglos“-Paket: Technische Verwaltung Ihrer EDS 4.0 durch unseren Support
- Beispiel: Automatische Feature- und Sicherheitsupdates, EDS-Support, Monitoring, Anti-Virus
Online-Backup
- Höchste Datensicherheit durch tägliche Sicherungen in deutschen Rechenzentren
- Beispiel: Stellen Sie Ihre komprimierten, verschlüsselten Daten nach Datenverlust wieder her
Schneller finden, was Sie suchen!
Kontaktieren Sie uns und wir klären Ihre Fragen. Wir sind Ihr Ansprechpartner für EDS 4.0, digitales Dokumentenmanagement, Online-Backups Ihrer Archive und für eine optimale Integration in bestehende Workflows.
Archivierungssoftware ist nicht nur Regalersatz, sondern muss mehr können
Eine gute Archivierungssoftware archiviert ihre Dokumente nicht nur, sondern bietet schon in der Kernkompetenz "Dokumente archivieren" nützliche Zusatzfunktionen, die ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtern. Durch die modulare Bauweise von EDS 4.0 haben Sie zahlreiche Optionen die Performance ihres Dokumentenmanagements auszubauen.
Was müssen moderne Archivierungssysteme können?
- Dokumente richtig archivieren
Je einfacher ein Dokument ins Archivsystem gelangt und je weniger der Mitarbeiter dafür tun muss, desto besser. Automatische Durchsuchbarkeit ist hier das Zauberwort.
- Dokumente schnell und einfach finden
Einer der Hauptvorteile jeder Archivierungssoftware ist die Suchfunktion, mit der Dokumente anhand der Schlagworte oder mit einer Volltextsuche wiedergefunden werden können. Wichtig bei dieser Funktion ist die Möglichkeit der Eingrenzung der Suche. Es sollen relevante Ergebnisse geliefert werden und keine lange Liste von Suchergebnissen.
- Mit allen gängigen Dokumentenypen umgehen können
Bei dem Begriff "Dokument" sollte man nicht ausschließlich an Briefe, Verträge, Angebote oder Lieferscheine denken. Hauptkommunikationsmittel von Unternehmen sind heutzutage E-Mails. Ein gutes Archivierungssystem muss auch E-Mails - und ganz wichtig - auch die Anhänge automatisch in die richtigen elektronischen Ordnern archivieren.
- Dokumente sicher aufbewahren
Sicher hat in diesem Zusammenhang zweierlei Bedeutungen. Archivierte Dokumente sollen vor unberechtigtem Zugriff gesichert werden. Dies wird durch ein Berechtigungssystem gelöst, welches für jeden Benutzer definiert, welche Dokumente gelesen oder bearbeitet werden dürfen. Die zweite Anforderung ist, dass die Dokumente "verliersicher" archiviert werden. Das heißt, Dokumente müssen vor versehentliches oder absichtliches Löschen, sowie vor Überschreiben durch eine neue Version des Dokuments geschützt sein.
