Kopiersysteme

Digitales Dokumentenmanagement

7 Gründe für ein DMS in einem Unternehmen

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Digitales Dokumentenmanagement: Sieben Gründe für ein DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen

Lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen? Ermitteln Sie den Bedarf an einem digitalen DMS mit Hilfe unserer Auflistung und wägen Sie selbst ab, ob es Zeit für einen Umstieg in Ihrem Unternehmen ist. Bei Fragen und Unsicherheiten, stehen wir Ihnen gerne als persönlicher Ansprechpartner bei der Digitalisierung zur Seite.

7 Vorteile für ein digitales Dokumentenmanagementsystem

1. Zentrale, digitale Archivierung

Die Suche nach Unterlagen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Selbst bei guten Ordnerstrukturen werden die Dokumente häufig an unterschiedlichen Ordnern aufbewahrt. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem können Sie Unterlagen digital, zentral und mit einem Backup archivieren. Das Grundprinzip bleibt zwar eine digitale Ordnerstruktur, die Einfachheit besteht aber in der Suche. Durch die Volltextsuche, Filter- und Sortierungsmöglichkeiten (automatische Verschlagwortung) sind Unterlagen sofort auffindbar und verfügbar. Das spart Zeit und Nerven.

2. Flexibilität und Verfügbarkeit

Gerade wenn Mitarbeiter Unterlagen selbst verwalten, kann es schnell zu Problemen im Urlaubs- oder Krankheitsfall kommen. Die Übergabe von Arbeit ist mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem wesentlich flexibler. Statt den Kollegen aus dem Urlaub zu klingeln oder ehemalige Mitarbeiter nach Unterlagen fragen zu müssen, können befugte Personen direkt auf die richtigen Dokumente zugreifen. 

"Das kann ich aktuell nicht machen, da muss ich morgen ins Büro fahren". Um Aussagen wie diese zu vermeiden, sollten Sie von überall, jederzeit und sicher auf Ihre Unterlagen zugreifen können. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie sich die Anschaffung eines digitales Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen überlegen.

3. Weniger Materialverbrauch und -kosten

Der Verbrauch von Toner und Papier wird durch ein DMS deutlich reduziert. Ihr Unternehmen spart Kosten und leistet nebenbei einen Beitrag zu einer nachhaltigen Unternehmensführung. Bei unserem Dokumentenmanagementsystem EDS 4.0 wurde deshalb auch darauf geachtet, dass es möglichst performant und ressourcenschonend arbeitet.

4. Kundenzufriedenheit

Die Zufriedenheit der Kunden ist die Stütze vieler erfolgreicher Unternehmen. Je mehr Automatisierung in Unternehmen erfolgt, desto geringer wird die Anfälligkeit für menschliche Fehler und unzufriedene Kunden. Für einen besseren Service können Mitarbeiter mit Hilfe des DMS überall und unverzüglich die Dokumente zu dem Auftrag des Kunden abrufen und diesem eine verlässliche Auskunft geben.

5. Unaufwändige GoBD-konforme Archivierung

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesfinanzministeriums gelten für alle Unternehmen rechtsverbindlich. Das betrifft die Archivierung aller steuerlich relevanten, elektronischen Dokumente unter Berücksichtigung bestimmter Vorgaben. Die Archivierung von elektronischen Rechnungen im Originalformat und als unveränderbare Datei ist nur eine dieser Vorgaben. Mit Hilfe unseres DMS EDS 4.0 werden die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten und der Workflow Ihrer Buchhaltung optimiert.

6. Frischer Wind und Motivation

Mit aktueller Technik zu arbeiten, kann die Motivation von Mitarbeitern steigern. Natürlich ist die Einarbeitung und Umstellung erstmal gewöhnungsbedürftig. Prinzipiell benutzen Menschen eine benutzerfreundliche, digitale Archivierung lieber als der gewohnten, analogen Archivierung zu lange treu zu bleiben. Schließlich haben wir das Grundbedürfnis uns  selbst weiterzuentwickeln und uns neuen Herausforderungen zu stellen.

7. Förderungsfähiges Dokumentenmanagement

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements ist mit Hilfe der bayerischen Förderung Digitalbonus Bayern förderungsfähig. Ggf. kommen auch andere Förderungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen und dessen Standort in Frage. Eventuell kommt sogar eine deutschlandweite Förderung wie das Programm Digital Jetzt für Ihre Digitalisierungsmaßnahmen in Frage. Wir beraten Sie persönlich zu den konkreten Details Ihres Vorhaben und erstellen Ihnen ein Angebot. 

Fragen zum digitalen Dokumentenmanagement?

Kontaktieren Sie uns und wir klären Ihre Fragen. Als IT-Systemhaus und Experte für digitales Dokumentenmanagement stehen wir Ihnen gerne als Partner zur Seite.

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